من الممارسات الراسخة اصطحاب شريكك في التدقيق التجاري إلى اجتماع الإدارة. فهذا يُهيئ السياق ويمنح خبير التدقيق لديك رؤية مباشرة لما تمثله الإدارة من أهمية قصوى.
لكننا لاحظنا أن التمرين غالباً ما يكون غير فعال، وهناك طريقة سهلة لتحسينه.
لسبب وجيه – بصفتك مقدم عرض محتمل – عليك الاجتماع بالإدارة في وقت مبكر من عملية التقديم. إنها فرصة واضحة وهامة لتقييم ما إذا كان هذا الأمر يستحق جهدك ومواردك، ولاختبار بعض أفكارك أو مخاوفك الأولية.
لكن في سياق العناية المستقلة, هناك فائدة أكبر بكثير في تأجيل اجتماع يضم شريك التدقيق الخارجي لبضعة أسابيع. بالطبع، سنستفيد نحن أيضاً من اجتماع مبكر، لكننا نثق أيضاً بأنكم ستشاركوننا النقاط الرئيسية على أي حال. بالانتظار لمدة أسبوعين أو ثلاثة أسابيع قبل تقديمنا، ستتحسن الأمور.
- في الأسابيع الأولى، نكون أكثر عزلة عن آراء الإدارة، ويُتاح لنا المجال لتكوين رؤية مستقلة تمامًا، تركز على العميل. إن رغبتكم في استقلاليتنا لها ما يبررها، ومن المرجح أن تقدم الإدارة سردًا منطقيًا في هذا الاجتماع؛ ولن يسمح المصرفيون إلا للأفكار الأكثر قبولًا وإقناعًا في هذه الجلسة. لن يعرضوا أفكارًا يسهل دحضها في دراسات السوق والعملاء، لذا قد يميل مسار النقاش الناتج عن هذه الجلسات نحو مجموعة من الأفكار الإيجابية. لديهم ميزة المعلومات، وقد جهزوا بالفعل مواد العرض التقديمي للإدارة ووثائق التحقق من الرؤية لهذا الغرض.
- في غضون أسابيع قليلة (بعد إنجاز عمل مستقل)، سنحصل على أفكار محددة (عوامل إيجابية وسلبية) من العملاء والمنافسين وقنوات التوزيع، والقدرة على مناقشة هذه الأفكار مع الإدارة خطوة ضرورية يجب القيام بها. ستكون هذه الخطوة كاشفة.
- في غضون أسابيع قليلة، سنحصل على حقائق دامغة (أي حقائق ورؤى من العملاء) - وسنفعل سنتمكن من تقديم المشورة لك بشكل أفضل سنناقش ما لم يكن مقنعًا في اجتماعنا مع الإدارة. ومن ثم، يمكننا معًا تحديد أهم المواضيع التي تستحق التركيز عليها في عملية التدقيق المستمر، وذلك لإثراء العرض أو الخطوة التالية في العملية.
لن تسمح كل فرصة بعقد جلسة منفصلة أو لاحقة. مع ذلك، ينجح معظم العملاء الذين يسعون لعقد اجتماع ثانٍ بعد بضعة أسابيع بين الإدارة وفريقنا. حينها، يُعدّ الطلب والاستجابة مؤشرًا جيدًا، وترحب به العديد من فرق الإدارة لأنها ترغب أيضًا في شريك استثماري ذكي يُسهم في تحقيق المزيد من التحسينات في العمل. إذا أوضحت ديناميكيات العملية أن الاجتماع الأول سيكون على الأرجح الفرصة الوحيدة، فستظل هناك ميزة كبيرة لمشاركة شريك التدقيق. ولكن بالنظر إلى التجارب السابقة، وجدنا أن هذا الاجتماع المؤجل يُعدّ تصميمًا أفضل ويُرجّح كفة العملية لصالحكم.